В октябре 2019 года команда Smartex подключилась к внутреннему обсуждению задач и провела предпроектный консалтинг.

В качестве решения было предложено разработать публичный портал для поставщиков сети супермаркетов. MVP был реализован за три месяца. В течение полугода система активно тестировалась и дорабатывалась.

При разработке концепции мы отталкивались от описанных заказчиком проблем. В первую очередь это отсутствие прозрачной и централизованной процедуры тендеров. Из-за этого закупка товара велась бессистемно. Плохая коммуникация между внутренними подразделениями компании и с представителями фирм-поставщиков привела к зависимости от постоянных контрагентов и привязанности бизнеса к конкретным сотрудникам. Все это вкупе создавало почву для возникновения коррупционной среды. Также требовалась дополнительная стимуляция внутренней конкуренции между поставщиками. Множество стандартов и требований при огромном многообразии товаров стали причиной категорийного хаоса в документах. Сверхзадача определилась как разработка инструмента, который позволил бы позиционировать ритейлера как современного, технологичного и максимально открытого бренда розничного бизнеса.

Цифровизации подверглись обе стороны процесса: как работа с входящими заявками поставщиков, так и инициирование и проведение тендеров менеджерами ритейлера. Была реализована работающая электронная система закупок. Классификация категорий товаров со стандартами ритейлера и другими требованиями к продукции перенесена в цифровой вид.

На портале реализованы личные кабинеты поставщиков для участия в объявленных нами тендерах, а также для самостоятельных предложений своего товара для ритейлера. Также имеются личные кабинеты пользователей системы со стороны сотрудников с разграничением прав по ролям: категорийный менеджер, переговорщик, логист и т. д.

Лучше всего об эффективности IT-решения, предложенного Smartex скажут цифры:

• 4 000+ поставщиков зарегистрировано на данный момент в системе закупок

• 2500+ предложений получено дополнительно по истечении полного года

• 1 300+ активных товарных категорий имеются в классификаторе

• 500+ супермаркетов ежедневно пользуются системой

• 400+ входящих заявок поступает от поставщиков за 1 месяц

• 100+ поставщиков предлагают свой товар ежемесячно

• 75 менеджеров компании-заказчика постоянно работают в системе

Разработчики постоянно вносят улучшения и расширяют функционал портала. В планах на 2022 год — разработка аналогичной системы для цифровизации процесса закупок на производстве.